22 juli 2014

Als een onderneming besluit haar materials handling vloot goed onder de loep te nemen, dan neemt het ook de tijd voor een goede beslissing. Uiteindelijk is een dergelijke vloot een behoorlijke kostenpost en is het belangrijk om een goede mix samen te stellen. De vloot moet niet te groot noch te klein zijn – precies goed is wat we willen. Heftruckdealers nemen vaak dezelfde moeite als de klanten om ervoor te zorgen dat de juiste machines, tegen de juiste prijs en tegen de juiste specificaties aangeboden worden. Het aankoopproces mag dan tijdrovend en gedetailleerd lijken, maar het is beter om bijvoorbeeld een maand uit te trekken en ervoor te zorgen dat alles naar wens is in plaats van jarenlang te moeten werken met trucks die eigenlijk net niet voldoen.

Een waslijst aan vragen

“Voordat we inschrijven op een aanbesteding zal het team van Aprolis de gehele vloot goed bestuderen: de merken, de modellen, de configuraties, de technische gegevens en nog veel meer,” zo vertelt Elizabeth Niedojadlo, sales administration manager bij het Franse Aprolis Loueur et Manutention. “Als het mogelijk is, doen we een uitgebreide inspectie ter plekke zodat we beter inzicht verkrijgen in de machines, de wijze waarop ze worden ingezet en de werkomstandigheden.” Het team bekijkt de staat van de vloeren, de gebouwen, de rijpaden en de wensen van de chauffeurs worden onder de loep genomen. In Spanje, volgt dealer Bergé Manutención grotendeels dezelfde werkwijze – althans in het begin.

“Wij vragen de klant wat zij in het onderhoudscontract terug willen zien en om aan te geven welke specifieke problemen zich in het verleden hebben voorgedaan met de heftrucks,” zegt Ana Martínez, Product Manager bij Bergé. Er worden vragen gesteld over de vlootgrootte en gewenste specificaties, zodat de juiste modellen en aantallen kunnen worden aangeboden. Er wordt zelfs gekeken of verwachtingen kunnen worden overtroffen en dus meer waarde kan worden aangeboden. Bij Impact Handling in Groot-Brittannië is de eerste stap vaak een document dat wordt ingediend door de klant; een RFI oftewel een Request For Information. Dat is een omvangrijk document waarin op gedetailleerde wijze alle vereisten worden beschreven, zoals beschikbaarheid, productgegevens en de locaties waar de machines worden ingezet.

Documenten

“We beantwoorden alle onderdelen van de vragenlijst van de klant en die bestaat vaak uit: een overzicht van onze financiële gegevens over de laatste drie boekjaren; de gehanteerde keurmerken, een lijst van de Impact Handling personen die betrokken zijn bij de aanbesteding en hun vaardigheden, een beschrijving van de te leveren trucks, een concept van de SLA (service level agreement), informatie over de geografische ligging van onze servicedepots ten opzicht van de locaties van de klant, onderdelenleveringen, algemene ondersteuning en de details van de financiering die nodig zijn om een leasingovereenkomst op te stellen”, aldus Peter Walker, Manager Grote Accounts bij Impact Handling. Zoals uit zijn antwoord blijkt is dit een uitgebreid proces en de meeste Britse klanten zijn op zoek naar flexibele leaseovereenkomsten, die elk hun specifieke kenmerken hebben.

De benodigde duur om alle informatie te verzamelen en te verstrekken varieert. Volgens Aprolis is het nuttig om zoveel mogelijk informatie in de eerste fase te verstrekken zodat de aanbesteding snel kan volgen. Volgens Bergé is dit afhankelijk van het type onderneming: er zijn verschillen tussen een staatsbedrijf of een particuliere onderneming.

De eerste passen

“Private ondernemingen doen er vaak wat langer over dan een staatsbedrijf, waarbij de ijkpunten duidelijk aangegeven worden,” zegt Martínez. Volgens de ervaringen in Frankrijk zijn het echter de staatsbedrijven die zeer gedetailleerd te werk gaan en als er niet aan elke eis kan worden voldaan, wordt men onmiddellijk uitgesloten van deelname. Bij Impact wordt het RFI document door vier medewerkers verwerkt en kan de informatie binnen een week gepresenteerd worden. Vervolgens wordt de lijst aan mogelijke leveranciers teruggebracht tot een shortlist en dan kan het echte werk beginnen.

“De leveranciers op de shortlist beginnen met een grondige analyse van de goederen die moeten worden vervoerd en de werkomgeving,” zegt Walker. Het proces legt ook het aantal nodige operationele uren bloot en er wordt uitvoerig met de gebruikers gesproken. Besprekingen met het lokale management verfijnt het overzicht van wensen en veiligheidsbehoeften. “Deze aanpak geeft de mogelijkheid om advies te geven, productvoordelen toe te lichten en de kosten verder te reduceren zonder nadelige gevolgen voor de efficiency op de locatie.” De klant zal dan de mogelijke leveranciers uitnodigen voor een presentatie. Impact Handling kan dan duidelijk uiteenzetten hoe flexibel de financiële voorwaarden zijn, dieper op productvoordelen doorgaan, de gehele supportactiviteit presenteren, kostenvoordelen bespreken en de mogelijkheid om extra trucks in te zetten met een korte huurperiode. “Ons doel is altijd om onze kwaliteit te benadrukken, te achterhalen wat de klant niet krijgt van een andere aanbieder en te bepalen wat het beste past bij het werk van de klant.” Over het algemeen duurt het circa zes maanden om van het begin van een aanbesteding tot een ondertekend contract te komen.

De publieke sector

Terwijl Impact geen grote aanwezigheid heeft in de publieke sector, die grotendeels puur wordt gedomineerd door kostenoverwegingen, beschouwen zowel Aprolis en Bergé de overheid als een belangrijke klant en hebben zij voldoende expertise opgebouwd om aan de criteria te kunnen voldoen.

“De communicatie tijdens het aanbestedingsproces is altijd erg formeel. Alle vragen moeten via de mail en de antwoorden worden vervolgens naar alle deelnemende partijen gestuurd,” vertelt Elizabeth Niedojadlo. Bergé wijst op het feit dat aanbestedingen van publieke sector wellicht meer transparant zijn en daarnaast belangrijke feiten als prijs, specificaties en service levels bekend zijn.

In Spanje heeft de particuliere sector een grotere voorkeur voor leasen dan de overheidsinstanties en wordt er ook meer gezocht naar extra zaken. Het kan moeilijker zijn om op de ‘goedgekeurde lijst’ van leveranciers te komen, omdat veel particuliere bedrijven, zoals vaak bij een grote onderneming, hun hoofdkwartier in een ander land hebben. In Frankrijk is het moeilijker om op de voorkeurslijst van een overheidsinstantie te komen.

Trainen om te winnen

Andere zaken die om aandacht vragen is de noodzaak voor trainingen. Als de leverancier nieuwe modellen meebrengt, dan zal er een periode van aanpassingen en gewenning nodig zijn.

“Over het algemeen bieden leveranciers in het Verenigd Koninkrijk training voor de chauffeurs aan,” zegt Walker. “Impact Handling levert alle trucks altijd met een volledige documentatie. We werken verder met Mentor, een gespecialiseerd opleidingsinstituut, die we naar voren kunnen schuiven als de klant een gecertificeerde opleiding wenst. Dit komt echter niet vaak voor.” Aprolis heeft een neutrale positie ten opzichte van dit soort Fleetmanagement zaken ingenomen, aangezien het geen officieel gecertificeerde opleidingen aanbied. Bergé beschouwt dit als een verantwoordelijkheid van de klant, maar kan wel helpen de juiste aanbieder te vinden.

Als dienstenleverancier zijn wij vooral geïnteresseerd in opleidingen die direct de conditie van de heftruck beïnvloeden,” zegt Ana Martínez. “Zo is het voor ons bijvoorbeeld belangrijk dat gebruikers batterijen goed en tijdig opladen en verwisselen, omdat dit een directe relatie heeft met de levensduur. En het is gebruikelijk voor klanten om naar chauffeursopleidingen te vragen waardoor er veilig en efficiënt met de heftruck wordt gereden, energie bespaard wordt en operationele kosten kunnen worden verlaagd.” Alle Cat heftruck-dealers willen dat hun klanten het beste uit hun vloot kunnen halen en dat begint allemaal met het aanbestedingsproces.

“Onze maatstaf voor succes met aanbestedingen is om de klant te begrijpen, om te begrijpen wat de eventuele moeilijkheden uit het verleden waren en vervolgens een kosteneffectieve oplossing aan te bieden,” besluit Peter Walker. “De meeste klanten zijn ontvankelijk voor echt advies en zullen een begripvolle leverancier graag helpen om een succesvol bod uit te brengen.”

Ruari McCallion

> eurekapub.eu

Afbeelding: