Een magazijn is tastbaar. De heftrucks, de mensen, de goederen. Het is een wespennest dat constant in beweging is, waarbij goederen binnenkomen en weer vertrekken. De logistiek manager moet zorgen voor een optimale controle en aansturing. Daarvoor is een onzichtbaar systeem onmisbaar. Zonder de juiste IT middelen gaat het simpelweg niet lukken.
Gian Schiava onderzoekt de mogelijkheden.
Wat is voorraadbeheer?
Is dit een eenvoudige vraag met een eenvoudig antwoord? Neen. Voorraadbeheer is eigenlijk de zoektocht naar een balans tussen wat de klant wil en wat de financiële afdeling wil. Immers, teveel voorraad betekent ook te hoge kosten. Maar de moderne klant eist, mede dankzij de opkomst van e-commerce, zeer korte levertijden en voldoende keuze. Geen voorraad? Te lang wachten? We surfen even door naar de volgende web-shop en kopen het artikel daar.
Nog niet eens zo lang geleden was het magazijn een sluitpost, maar die tijden zijn voorbij. Goed voorraadbeheer is cruciaal en draagt bij aan de gehele bedrijfsvoering. Vandaar dat de activiteit deel uitmaakt van de IT infrastructuur en worden de werkzaamheden in het magazijn aangestuurd door een inschatting van de marktvraag.
Totale controle
Goed, het dilemma is dus servicegraad tegenover voorraadkosten. Daar komt nog eens bij dat de supply chain steeds complexer wordt. Er zijn steeds meer kanalen (multi-channel/ omnichannel) en het bedrijf mikt nu tegelijkertijd op verschillende klanttypen, zoals groothandel, tussenhandel èn de eindconsument.
De noodzaak om goede grip te houden op et voorraadbeheer kan eigenlijk alleen maar worden opgelost door een goed IT systeem. In essentie heeft de logistiek manager twee keuzen. Hij kiest voor een voorraadmodule binnen een compleet ERP systeem of hij implementeert specialistische software en koppelt die aan het centrale systeem. In dat laatste geval word er gekozen voor een Warehouse Management Systeem (WMS).
Het ERP systeem staat voor “enterprise resource planning” en dat is, simpel gezegd, software waarmee organisaties de processen binnen het bedrijf ondersteunen. Het ERP bestaat dan vaak uit modules, die elk een specifieke taak ondersteunen. Het zal duidelijk zijn dat het voordeel vooral ligt in de integratie en het overzicht. Alle voorraadsystemen, bedrijfsadministratie en logistiek zijn verbonden en iedereen kan de informatie gebruiken.
Toch blijkt dat sommige branches meer aanvullende tools nodig hebben dan andere. Consultants zullen beweren dat bijvoorbeeld productiebedrijven met eenvoudige forecast goed uit de voeten kunnen met een ERP. Ook zijn de problemen klein als de voorraad een relatief lage waarde vertegenwoordigd. Maar voor complex voorraadbeheer schiet een ERP soms toch tekort. Vooral voorraadoptimalisatie (het verlagen van de voorraad en dus de kosten) kan vaak alleen met een WMS goed worden uitgevoerd. Echter, de leveranciers van ERP systemen staan natuurlijk niet stil. Verbeterde modules zullen beschikbaar komen, waardoor het altijd lastig blijft voor de logistiek manager om te kiezen tussen ERP of WMS. Het komt altijd weer neer op huiswerk. Schrijf op wat je wel en niet nodig hebt en blijf in gesprek met leveranciers van beide oplossingen.
Is het WMS een wondermiddel?
Goed, de vragen zijn bepaald en de logistiek manager komt tot de conclusie dat een volwaardig WMS de voorkeur geniet. De doorslag blijkt dan vaak een gebrek aan real-time inzicht of geen goed zicht op welke hoeveelheden artikelen er daadwerkelijk op voorraad liggen, met als resultaat een te vol magazijn. Daarnaast wil de manager graag een tracking en tracing functionaliteit door de keten heen, voldoende rapportagetools én uitbreidingsmogelijkheden in de nabije toekomst. In het geval van een (deels) geautomatiseerd magazijn wil men tevens over een warehouse control systeem (WCS) kunnen beschikken, waarmee de machines kunnen worden aangestuurd.
Een lastiger dilemma is groot starten of klein beginnen. Immers, met een goedkoper systeem zijn kosten te besparen, maar een noodzakelijke snelle upgrade ligt op de loer. En bovendien is de toegevoegde waarde ten opzichte van de ERP module weer te beperkt. Ook hier moet er huiswerk gemaakt worden en doorgerekend worden wat de huidige en toekomstige uitgaven zijn. Een aanvullend WMS moet zichzelf (deels) kunnen terugverdienen door het reduceren of beperken van benodigd werkkapitaal, de productiviteit van het magazijnpersoneel te verhogen en fouten te reduceren.
Samenwerking ERP en WMS
Bij de implementatie van het WMS moet ook goed worden gedefinieerd hoe het ERP en het WMS met elkaar gaan communiceren. De rollen van elk IT systeem zullen helder op papier moeten komen te staan. Wat gaan we bijvoorbeeld in welk systeem registreren? Enkele mogelijkheden (bron: Jeroen van den Berg Consulting) om over na te denken:
- Hou ieder gegeven slechts in één systeem bij. Dit systeem moet de andere systemen voeden.
- Leg opslaglocaties uitsluitend vast in het WMS. ERP houdt de voorraadhoogte bij en hoeft niet te weten wáár de spullen liggen.
- Initieer voorraadcorrecties in het WMS, nooit in het ERP.
- Leg stamgegevens van artikelen, zoals artikelomschrijving, kleur of prijs, in het ERP vast.
Deze worden later naar het WMS gecommuniceerd. Stamgegevens die alleen relevant zijn voor het WMS, zoals in sommige gevallen lengte-, breedte-, hoogtematen en het gewicht, kunnen wel direct in het WMS worden vastgelegd.
Wordt de magazijntruck een kerstboom?
Als het juiste IT systeem is ingevoerd, dan krijgt de rest van het magazijn daar ook mee te maken. Natuurlijk zullen medewerkers uitgebreid worden bijgeschoold. Ook nieuwe tools doen hun intrede en deze versnellen de processen van opslag, orderverzamelen en uitleveren.
Werkwijzen kunnen compleet worden omgegooid. Het uitdraaien van lijsten en handmatig picken wordt uitgebreid met een handterminal of headset of in de nabije toekomst zelfs met pick-by-vision. Orderpickers ontvangen hun pick-opdrachten dan via een bril met ingebouwde camera. De pick-by-vision-bril hoeft zich trouwens niet alleen te beperken tot het orderverzamelen. Denk ook aan het controleren van binnenkomende goederen, het geven van instructies bij waarde toevoegende activiteiten (value added logistics) of het bieden van ondersteuning bij inpak- en verzendprocessen.
Deze nieuwe technieken zullen steeds meer worden geïntegreerd met de orderverzameltrucks. Momenteel zullen veel heftrucks rondrijden als een kerstboom met allerlei losse apparaten en hulpmiddelen, maar de moderne reachtruck of orderverzamelaar integreert al camera’s of biedt slimme opbergmogelijkheden om toch georganiseerd te blijven werken. Fabrikanten van hef- en magazijntrucks, zoals Cat® Lift Trucks, werken reeds aan toepassingen waarin orderverzameltrucks, voorzien van AGVtechniek, van picklocatie naar picklocatie kunnen rijden. Het ligt voor de hand dat er uiteindelijk een directe aansturing door het WMS gerealiseerd wordt.
De uitdaging blijft om het beste uit al deze technologische ontwikkelingen te bundelen in een volledig geïntegreerde toepassing. ERP en WMS smelten samen tot een nieuwe toepassing. Een toepassing waarbij orderpickers, voorzien van bril en headset, kijken naar een met visuele informatie verrijkt magazijn en praten tegen magazijntrucks. En de logistiek manager volgt real-time alle verrichtingen en kijkt tevreden op zijn operatie…
Gian Schiava
