22 juli 2014

Stap in een volgepakt magazijn van een 3PL logistieke dienstverlener, of eigenlijk in elk willekeurig magazijn, en wat kom je tegen? Een omgeving in continu evolutie – of continu verandering. Magazijnmanagers moeten vooral dagelijkse problemen oplossen, maar het werken aan een verandering kan een groot resultaat opleveren en veel problemen verminderen. Bovendien kan het hele magazijn veiliger en efficiënter worden gemaakt.

In veel gevallen is een grote verandering gemakkelijker aan te sturen. Het herinrichten van een gebouw, het vervangen van de oude stellingen door nieuwe of het introduceren van een nieuw orderverzamelsysteem kunnen een mooie gelegenheid zijn om het magazijn opnieuw uit te vinden om uiteindelijk een hoger niveau van efficiency en veiligheid te bewerkstelligen. Ervaren adviseurs werken samen met een team van eigen mensen om een efficiënte opslag- en werkruimte te creëren, dat klaar is om toekomstige veranderingen op te vangen, de huidige werkdruk goed aankan en voldoet aan alle normen en wetten.

“Je hoeft alleen maar naar de kosteneffectiviteit van veiligheid te kijken om te zien dat dit hand in hand gaat met efficiency en goede prestaties,” zo vertelt Roger Bibbings van de RoSPA. “In een recessie lijkt het misschien heel onnatuurlijk, maar de noodzaak voor een goede veiligheidspolitiek is groter als in goede tijden waarin hoge omzetten eventuele verliezen makkelijk kunnen compenseren. Je hoeft relatief weinig ongevallen te voorkomen om de genomen veiligheidsmaatregelen meer dan terug te laten betalen.”

Bij een complete herziening kan het volgens Bibbings wel eens voorkomen dat professionele adviseurs een aantal praktische zaken over het hoofd zien. Stel dus een kleine werkgroep samen van medewerkers uit het magazijn, zoals een ervaren voorman, een preventiemedewerker en een manager, en laat ze de adviseur ondersteunen bij het creëren van een plan dat moet leiden tot een nieuwe, veilige en efficiënte werkomgeving.

Het onverwachte

Deze grote veranderingen zijn eenvoudiger te bedenken en uit te voeren dan de dagelijkse, kleine veranderingen die voorkomen in een modern magazijn. Deze laatste categorie vereisen een attente en reactieve werkhouding, omdat niet ingrijpen ten koste kan gaan van de veiligheid en efficiency in het magazijn.

“Ik werk in de wereld van de 3PL logistieke dienstverleners,“ aldus Steve Clark, voorzitter van de RvB bij retailer/distributeur IOSH. “Wij doen zaken met bedrijven als Amazon en Sainsbury en beheren complete magazijnen voor hen.” Alle bekende veiligheidsmaatregelen rondom materials handling worden door het bedrijf strikt toegepast. Maar een van de uitdagingen die je bij dit soort operaties tegenkomt, is een onverwachte.

Grote organisaties, waarbij er dagelijks met miljoenen verschillende producten gewerkt wordt, zullen ongetwijfeld wel eens goederen ontvangen die onverwacht waren. De verrassing kan zijn dat de goederen in een andere verpakking arriveren dan verwacht of dat ze anders verwerkt moeten worden dan gepland. Ook de aard van de goederen zelf kan een verrassing bevatten. “Zo kan in een magazijn voor voedingsmiddelen bepaald vuurwerk gezien worden als cake versieringen en daardoor op een geheel andere plek worden opgeslagen,” zo vertelt Clark. “Andere voedingsmiddelen komen bijvoorbeeld in spuitbussen, die je nog niet veel ziet in de levensmiddelensector. Een hele reeks van wetten is van toepassing op beide voorbeelden. Ze brengen risico’s met zich mee, die moeten worden gemanaged.”

Communicatie is belangrijk

Clark vangt deze verrassingen op twee manieren op. Ten eerste moet er een zeer hechte langetermijn relatie worden aangegaan met de klant. Bij het bespreken van het contract, moet er een uitgebreide uitwisseling van informatie plaatsvinden, zoals over productdetails, voorraden en SKU’s. Op basis van die informatie wordt bepaald hoe de goederen worden verwerkt en hoe en waar ze worden opgeslagen in het magazijn.

Vervolgens is het belangrijk om continu met de klant in contact te zijn, zodat het magazijn snel op de hoogte is van de kleine veranderingen. Dat kan dan handling processen of opslaglocaties herzien, een risico-evaluatie uitvoeren, of een serie instructies uitvaardigen voordat de eerste zending van het nieuwe product aankomt.

Rampenplannen

Zelfs de beste klant kan wel eens de risico’s, die nieuwe producten meebrengen, wel eens verkeerd inschatten. Neem het eerdere voorbeeld van het vuurwerk, dat als cakeversiering werd geclassificeerd. Voor een magazijnchef is het zeer lastig om dit soort fouten te achterhalen en te corrigeren. De aanpak van Clark richt zich op de medewerkers, die perfect moeten worden opgeleid zodat ze tijdens de job zelf risico’s kunnen inschatten of aan de bel trekken. “Je magazijnmedewerkers zijn de eersten om een onveilige situatie te ontdekken, terwijl het management totaal onwetend kan blijven. Wellicht door een verkeerde productbenaming.”

Bibbings staat vierkant achter deze aanpak en gaat zelfs verder. De magazijnmedewerkers zouden zelfs de leiding moeten nemen als het gaat om voorstellen te doen om de efficiency en veiligheid in het magazijn te verbeteren. “Als het gaat om veiligheid, dan is het personeel de rijkste bron aan informatie. Als je hen beschouwd als passieve medewerkers die moeten doen wat opgedragen wordt, dan mis je waardevolle inzichten. Dat is informatie, waar je consultants normaal gesproken duizenden euro’s voor moet betalen om ze te verkrijgen,” zo legt hij uit.

“De uitdaging ligt dus bij het effectief aansturen van mensen en ze te stimuleren om hun bedenkingen en suggesties met je te delen,” zo vervolgt hij. En dit is tevens het uitgangspunt van Clark bij het managen van het onverwachte: vertrouw op je personeel opdat problemen snel worden aangepakt.

Ontdek de kleine veranderingen met grote gevolgen

Clark ondersteunt de inzet van het personeel bij het nemen van actie volledig. Maar hij wijst ook op de noodzaak van een goede inspectie en nalevingspolitiek. Dit kan mede de negatieve gevolgen van kleine veranderingen tijdig opvangen. “Je kan niet iedereen voortdurend controleren, maar een structurele aanpak kan risico’s en fouten blootleggen, zodat je tijdig kan ingrijpen. En zelfs als alles gesmeerd loopt, dan kan je kijken hoe het nog beter kan.”

“Niets staat stil,” volgens Bibbings. “Soms zijn zelfs kleine veranderingen ‘potentiele ziekten’, zoals wij dat zeggen. Dat betekent dat je nauwelijks aandacht besteedt aan die kleine afwijkingen, maar ze kunnen op termijn wel tot echte problemen leiden. Het is dus een kwestie van vooruitkijken en flexibel blijven zodat je je altijd aan nieuwe omstandigheden kan aanpassen.”

Clark is van mening dat het loont om periodiek een extern persoon naar de operatie te laten kijken. Die kan negatieve gevolgen van kleine veranderingen soms eerder zien aankomen dan het aanwezige personeel.

Tenslotte is het niveau van het toezicht zeer belangrijk als nieuwe procedures succesvol moeten worden geïmplementeerd. “Het is niet voldoende om je chauffeurs of medewerkers alleen te trainen op verandering,” zegt Clark. “Het is essentieel dat diegenen die de boel moeten aansturen ook volledig zijn voorbereid en dat zij weten hoe zij de risico’s moeten inschatten. Deze stap wordt helaas vaak vergeten.”

Een kijkje buiten het magazijn

Men kan veel leren van andere bedrijfstakken, zelfs als ze behoorlijk van de onze verschillen. “Ik ben een groot voorstander van benchmarken,” concludeert Bibbings. “Gelukkig zijn er veel personen die graag hun ervaringen en kennis op het gebied van veiligheid met anderen willen delen. Bedrijven moeten zichzelf vergelijken met anderen, meepraten in fora en sociale netwerken en simpelweg luisteren naar anderen om zo te leren van de ongelukken van anderen. Zo kan je problemen echt voorkomen.”

Gay Sutton

> eurekapub.eu

Afbeelding: