22 Luglio 2014

Se si entra all’interno di un fornitore di servizi logistici o, in effetti, in quasi ogni magazzino cosa si trova? Un ambiente in continua evoluzione – sempre diverso. I gestori di magazzino devono poter risolvere i problemi in continuazione, ma la possibilità di fare piani per i cambiamenti futuri può apportare un’enorme differenza, dato che fa diminuire la gran parte delle difficoltà sorte e garantisce un’operazione più sicura ed efficiente possibile.

Sotto molti aspetti è più facile gestire un cambiamento importante. Ristrutturare un edificio, eliminare le vecchie scaffalature e installarne nuove oppure introdurre sistemi di prelievo merce diversi possono provvedere un’ottima opportunità per progettare nuovamente tutto lo stabilimento in modo da garantire una maggior efficienza e sicurezza. Consulenti appositi, aiutati da un team interno di esperti, possono creare uno spazio altamente efficiente di lavoro e magazzinaggio, in grado di adattarsi ai cambiamenti futuri, che funziona estremamente bene con il carico di lavoro corrente e ottempera ai più alti standard e alla legislazione in vigore.

Roger Bibbings di RoSPA (la società regia per la prevenzione degli incidenti) ha dichiarato: “Bisogna solo prendere in considerazione l’effetto della sicurezza sui costi per vedere che va a braccetto con una maggiore efficienza e prestazioni migliori. Nei periodi di recessione può sembrare abbastanza contro-intuitivo, ma le ragioni valide per la sicurezza sono più forti di quanto lo siano nei periodi migliori, dato che non hai le vendite e il fatturato necessari a risarcire le perdite sostenute. Basta soltanto evitare relativamente pochi incidenti per vedere che le misure di sicurezza ti ripagano più volte”.

Il signor Bibbings però ha avvertito che quando si intraprende una nuova progettazione importante un progettista professionale di magazzini potrebbe essere un po’ troppo remoto dalla realtà dell’ambiente di lavoro che sta progettando. Quindi è consigliabile fornire una piccola squadra consultiva interna formata da un supervisore esperto, una persona responsabile per la sicurezza aziendale e una persona tratta dal team di dirigenti per mettere il progettista in grado di affrontare molte delle questioni sulla sicurezza ed efficienza inerenti in un particolare ambiente lavorativo. Poi cha continuato: “Potrebbe consumare del tempo, ma i progettisti riceveranno un’idea autentica dei problemi sperimentati con l’installazione esistente e quindi potranno progettare una soluzione per risolverli”.

L’inaspettato

Questi cambiamenti su scala più grande possono essere più facili da avviare, progettare e gestire che i continui mutamenti visti di giorno in giorno nei magazzini moderni poiché questi ultimi richiedono un occhio molto vigile ed una risposta rapida per garantire la sicurezza e l’efficienza.

Steve Clark, il presidente del gruppo rivendita e distribuzione presso IOSH (istituzione per la sicurezza e salute sul lavoro) ha detto: “Il mondo dove lavoro è quello dei servizi logistici. Svolgiamo gli affari con società del calibro di Amazon e Sainsbury e gestiamo i loro magazzini”. Anche se la società rispetta tutte le pratiche di sicurezza considerate necessarie per la movimentazione e stoccaggio dei prodotti, una delle sfide delle operazioni di questo tipo è l’imprevisto.

Grandi organizzazioni che gestiscono milioni di prodotti inevitabilmente invieranno al magazzino materiali o prodotti totalmente inaspettati; potrebbe accadere che prodotti ben conosciuti siano confezionati in modo molto diverso rispetto al previsto e quindi richiedono un metodo di movimentazione e stoccaggio differente. O forse la sorpresa è nella natura della merce stessa. Il signor Clark ha precisato: “Per esempio, in un deposito di cibo alcune decorazioni per torte ora assomigliano a candele romane e devono essere classificate come esplosivi. Altri prodotti alimentari possono essere contenuti in bombolette spray, normalmente sconosciute nel settore alimentare. In entrambi questi casi dobbiamo ottemperare a tutta una serie di leggi poiché rappresentano pericoli e rischi che devono essere gestiti”.

Questioni di comunicazione

Il signor Clark si prepara per l’imprevisto in due modi. In primo luogo, ritiene essenziale costruire un rapporto stretto e a lungo termine con il cliente; come parte del processo per il contratto d’appalto ha scambiato con il cliente informazioni dettagliate sui prodotti, lo stoccaggio nel magazzino e questioni simili al fine di identificare il metodo migliore per movimentare la merce e il luogo più adatto per conservarla all’interno della struttura.

Però è fondamentale continuare sempre a comunicare con il cliente per assicurarsi che il magazzino sia notificato delle modifiche e quindi si possa preparare, esaminare i processi della movimentazione e i requisiti di stoccaggio, effettuare una valutazione del rischio e attuare i necessari controlli ed addestramento in anticipo della prima spedizione dei prodotti nuovi.

Pianificazione di contingenza

Anche il miglior cliente, tuttavia, potrebbe non essere consapevole dei pericoli e rischi inerenti in un nuovo prodotto o nel cambiamento dell’imballaggio. Ad esempio, le candele esplosive menzionate sopra potrebbero essere state indicate in tutta la documentazione come decorazioni per torta - per i gestori del magazzino questa può essere la cosa più difficile da individuare e affrontare in modo rapido e sicuro. L’approccio del signor Clark è di assicurare che il personale sia stato ben addestrato ed abbia la facoltà di individuare e segnalare i rischi e problemi trovati nei prodotti ricevuti.. “Il personale di prima linea spesso è il primo a notare un pericolo - anche quando i dirigenti non ne sono al corrente - probabilmente perché ha una descrizione assolutamente innocua”.

Il signor Bibbings rafforza quest’idea e allarga ulteriormente il concetto sottolineando l’importanza del personale di prima linea quando si introducono per la prima volta i cambiamenti e miglioramenti per l’efficienza e la sicurezza del magazzino. Ha dichiarato: “Quando si tratta della sicurezza, il personale è una grande miniera d’informazioni. Considerarla una risorsa interamente passiva in sintonia con il piano sviluppato dall’azienda è sprecare un’opportunità di attingere alle conoscenze per cui in altre situazioni si pagherebbero ai consulenti decine di migliaia di euro”.

Poi ha continuato: “Parte della sfida per una gestione efficace è convincere i lavoratori ad esprimere le loro preoccupazioni e dare suggerimenti in modo positivo”. E questo è esattamente il modo in cui il signor Clark gestisce l’inaspettato: anticipando che il personale si renda immediatamente conto dei problemi e basandosi sulla loro esperienza.

Come individuare un cambiamento incrementale

Per sostenere quest’azione diretta e immediata da parte del personale di prima linea a detta del signor Clark è importante stabilire un regime di ispezioni controllate che può aiutare a rafforzare l’effetto cumulativo dei cambiamenti incrementali. “Non si può controllare tutto in ogni momento, ma un programma di controlli basati sul rischio potrebbe evidenziare le mancanze e quindi aiutare a correggerle. Anche quando le cose funzionano bene, si potrebbe sempre cercare di migliorarle”.

A detta del signor Bibbibngs: “Nulla si ferma. A volte anche piccoli cambiamenti sono - come diciamo noi – ’patogeni latenti’, cioè potrebbero accumulare problemi di cui non ci rendiamo conto al momento, ma che causeranno difficoltà nel futuro. È nostro compito guardare parecchio in avanti e dare sufficiente flessibilità al sistema per assicurare che si adatti a tutta una serie di circostanze diverse”.

Il signor Clark consiglia di chiedere a un ‘nuovo paio d’occhi’ di guardare regolarmente intorno nel magazzino per evidenziare problemi che stanno emergendo da cambiamenti cumulativi, anche se il personale interno ancora non li ha identificati come tali e quindi non si può giustificare un cambiamento.

Infine, la qualità della vigilanza in tutto il magazzino è molto importante per implementare con successo le procedure nuove. A detta del signor Clark: “Non è sufficiente soltanto addestrare al cambiamento gli operatori dei carrelli o gli addetti al prelievo della merce; è fondamentale garantire che anche i supervisori ne siano completamente al corrente e si rendano conto del modo in cui gestire il rischio per cambiamenti simili. Si tratta di un aspetto purtroppo trascurato troppo spesso”.

Guardando oltre le mura del magazzino

C’è molto da imparare in settori spesso dissimili. Il signor Bibbings ha concluso: “Sono un grande sostenitore del fatto che si può imparare da attività diverse. Per fortuna c’è una grande volontà fra le persone di condividere le conoscenze e le informazioni sulla sicurezza, quindi a mio parere le aziende devono fare analisi comparative con gli altri, partecipare a forum e social networking e ascoltare i consigli per imparare dagli incidenti verificatisi altrove. In questo modo si potranno prevenire i problemi prima che accadono”.

Gay Sutton

> eurekapub.it

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